Cómo mejorar tus juntas virtuales

En un mundo globalizado, las juntas virtuales han sido una de las actividades más prácticas para comunicarse con los integrantes de un equipo dentro de las empresas e incluso con los clientes, y hoy en día han llegado a ser una actividad indispensable, pues debido al COVID-19, tuvimos que adaptarnos a ellas rápidamente por la modalidad del Home Office.

Pero no se trata sólo de sentarse frente a la computadora o dispositivo móvil, existe, como en el mundo presencial, un protocolo digital para llevar a cabo esta práctica de la mejor manera.

• Prepara tu tema.

Además, puedes elaborar un orden del día, para tratar de no desviarte del tema, de esta manera te será más sencillo llevar una dirección de la junta y hacerla más productiva. Incluso los participantes podrán aportar algún punto relevante relacionado con el tema principal.

• Verifica antes la iluminación, señal de internet, cámara y audio.

Evita perder tiempo de la junta para solucionar problemas técnicos, tómate un tiempo previo a la reunión para verificar estos aspectos. Es importante considerar un ambiente aislado del ruido. Evita colocarte a contraluz, si tienes ventanas ubícate a un costado o frente a estas. Verifica que tu cámara quede aun nivel adecuado, que se vea de manera frontal tu rostro y hombros. Evita fondos llamativos o que distraigan la atención de los participantes, de preferencia busca un fondo liso.

• Sé puntual.

Comienza a la hora señalada, incluso si no han llegado todos los participantes, ya que de no hacerlo se podría considerar una falta de respeto a los que se han conectado a tiempo. Además, será más probable terminar la junta en el tiempo señalado.

• Preséntate antes de iniciar la charla.

Habla claro y fuerte. Establece los puntos que se tratarán durante la reunión para centrarse en el tema. Presenta a tu equipo, en caso de ser varios los que abordarán los temas.

No olvides cuidar tu imagen personal, aunque es una junta virtual deberás vestir de manera apropiada y con un aspecto presentable.

• Interactúa con los participantes conectados durante la sesión.

Es indispensable dar un espacio para preguntas o comentarios y así confirmar que está quedando claro el tema. Sin embargo, cuando son muchos participantes llega ser complicado, así que la mejor manera para conseguir orden para tomar la palabra, es con un moderador, este dará la palabra o solicitará apagar micrófonos cuando sea necesario, incluso podrá dar lectura a las preguntas o comentarios que se realicen por chat.

Recuerda que el objetivo es mejorar la efectividad de las juntas virtuales, respetando y aprovechando al máximo el tiempo de todos.